Des Buchhalters nützliche Helfer 1: Kugelschreiber, Stempel

Herzlich willkommen zum ersten Teil von „Des Buchhalters nützliche Helfer“. In dieser Serie werden Dinge vorgestellt, die das Buchen leichter, schneller oder komfortabler machen. Dies können zum Beispiel Büroartikel, Programme, Seminare, Bücher, Formeln oder Hardware sein. Heute geht’s mit etwas Kleinem los: der richtigen Kugelschreibermine. Und gleich danach gibt es etwas, dass den Kugelschreiber weitgehend überflüssig machen könnte.

Kontieren auf Thermopapier – nur mit der richtigen Mine!

Kontieren auf dem Beleg – muss das sein? Da scheint jeder eine andere Meinung zu haben, aber immer weniger tun es wohl, wie ich beim letzten bbh-Seminar feststellen durfte – und das, obwohl die Seminarleiterin Anita Dormeier darauf hinweist, dass es doch Pflicht sei!
Aber wie läuft das bei Thermopapier? Laut §14b UStG müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Die meisten Thermobelege werden das nicht schaffen, manche kann man ja schon nach ein paar Wochen nicht mehr lesen. Aber nicht jeder Mandant kopiert die Belege und so kontiert man doch mal direkt auf diesem unliebsamen Papier. Ich mache das sogar recht häufig, was auch der Grund dafür ist, dass ich mit Kugelschreiber schreibe.

Lässt sich immerhin noch lesen: Tintenschreiber auf Thermopapier. Aber besser geht’s allemal.

Gel-Roller, Faserschreiber, Füller, Tintenroller – alles schreibt besser als ein Kugelschreiber. Aber bei Thermopapier versagen sie alle. Entweder schmieren sie oder im schlimmsten Fall schreiben sie erst gar nicht. Die Lösung: der gute alte Kugelschreiber. Aber auch dort gibt es einiges zu beachten: Parker zum Beispiel stellt für die Kugelschreiber zwar grüne Minen her, die sind aber leider auf Gel-Basis und funktionieren auf Thermopapier nicht. Zum Glück gibt es Fremdhersteller, aber auch dort wird die Luft dünn, wenn es grün sein muss. Schneider ist sicher der bekannteste Alternativ-Hersteller, allerdings schreiben deren Minen erst nach 1-2 Zentimetern ordentlich! Das bedeutet: Statt nur „8400“ zu schreiben, schreiben Sie zuerst „8400“ und ziehen dann die „84“ noch einmal nach, damit man sie lesen kann. So macht das keinen Spaß.

Weniger bekannt als Schneider ist der ebenfalls deutsche Hersteller Schmidt, deren Minen – für Parker/G2 zum Beispiel die P900 M – ab dem ersten Millimeter volle Leistung bringen. Die Minen gibt es bei Amazon und einigen anderen Webshops. Ähnlich gut sind die Minen von Monteverde aus den USA.

Sehr gut schreiben auch die Foray Kugelschreiber, die es bei Viking gibt. Die schreiben dicker als die zuvor genannten Minen, schmieren aber dennoch fast nicht. Nur leider wirken diese Kugelschreiber sehr billig, was sie ja auch sind,  und liegen nicht so gut in der Hand. Aber wen das nicht stört, kann sich über das gute Schriftbild und das flüssige Gleiten übers Papier freuen. Ein Dutzend dieser Kullis kosten zwischen 2,80€ und 3,60€.

Kontieren? Schreiben? Von Hand? Nö, keine Lust!

Macht nichts, es geht auch anders. Wie lange brauchen Sie, um „10000/8400“ leserlich zu schreiben? Bei mir sind es knapp 6 Sekunden. Wenn Sie nun tatsächlich auf dem Beleg kontieren und Mandanten wie ich habe, die monatlich 100 bis 200 Rechnungen mit der exakt gleichen Kontierung ausstellen, können Sie jedes Mal dafür eine Viertelstunde nur fürs Kontieren aufbringen oder sich eine Alternative suchen.
Das Gleiche gilt zum Beispiel auch für Kassen. Wenn 90% der Buchungen mit 8400, 8300, 1360 bzw. 4400, 4300, 1460 kontiert werden müssen, kann man sich schon fragen, warum man sich diese stupide Arbeit antut.

Die Alternative kommt von Trodat, Colop oder Reiner: Stempel! Vier Stempel reichen bei mir für fast alles, obwohl wir viele unterschiedliche Kontenrahmen benutzen.

Die passenden Stempel nennen sich Bänderstempel oder Ziffernstempel. Damit stempelt man vier bis zwölf Ziffern und Sonderzeichen aufs Papier. Ideal ist eine Schrifthöhe von drei bis vier Millimetern. Für die komplette Kontierung wie im ersten Beispiel „10000/8400“ bietet sich ein Stempel mit 12 Bändern an. Damit wäre auch ein Steuerschlüssel möglich wie in „304250/10000“, lediglich bei der Generalumkehr „2304400/70000“ müsste man die „2“ von Hand hinzufügen – aber wie oft braucht man das schon? Ein solcher Stempel sollte vermutlich reichen, zwei oder mehr wären vermutlich schon Luxus.

Für den zweiten Fall bieten sich Stempel mit sechs Bändern an – man nutzt entweder vier Stellen für das Sachkonto, fünf für das Personenkonto oder sechs für ein Sachkonto mit Steuerschlüssel. Allerdings steckt hier der Teufel im Detail, denn:

Es gibt unterschiedliche Hersteller für solche Stempel, die bekanntesten habe ich oben genannt. Und jeder hat unterschiedliche Ausführungen: selbstfärbend mit eingebautem Stempelkissen, Metall offen mit Führung, Plastik geschlossen und so weiter.

Zu den Herstellern:
Trodat ist vermutlich am verbreitetsten und relativ günstig, egal, wo man kauft. Die Marke ist nicht schlecht, hat aber einen gravierenden Nachteil: Das erste Band hat kein Leerzeichen!  Um den Stempel nutzen zu können, musste ich das Dollarzeichen vom ersten Band wegschneiden, das war gar nicht so einfach. Aber nur so habe ich Möglichkeit, zum Beispiel aus „904530“ schnell „4530“ zu machen.
Die üblichen „Gebucht [Datum] ………“ Stempel von Trodat hingegen kann ich uneingeschränkt empfehlen.

Ein Ziffernstempel mit 6 Bändern und 4mm Schrifthöhe

Colop hat in jedem Band ein Leerzeichen und ist deshalb meine Empfehlung. Allerdings sollte man auf den Preis achten – Sechs-Band-Stempel habe ich schon für unter sechs Euro gesehen, aber auch schon für über zwanzig Euro!

Stempel von Reiner habe ich leider nicht. Anscheinend sind diese so gut wie unzerstörbar, haben die ideale Schrifthöhe von 3,5mm und lassen sich sehr gut ausrichten. Allerdings kostet ein Sechs-Band-Stempel netto fast 100€!

Mit drei Bänderstempeln sollte man für die meisten Fälle gewappnet sein.

Theoretisch ist mit diesen insgesamt vier Stempeln eine Zeitersparnis von mehreren Stunden pro Monat möglich!

Werbung