Des Buchhalters nützliche Helfer 2: Die Tastatur

Ganz schön anstrengend ist das zur Zeit mit der berufsbegleitenden Fortbildung. Nicht nur, dass ich kaum noch zum Schreiben oder anderem Privatkram komme – auch die Konzentration leidet ab und zu darunter. Das merke ich dann, wenn ich mich immer häufiger vertippe. Dagegen könnte man natürlich auf die unterschiedlichsten Arten angehen, zum Beispiel mit Yoga oder Stressabbau am Boxsack, aber das braucht ja auch alles wieder Zeit, die man nicht hat. Oder man könnte sich mit Tabletten, von Ginkgo bis Ritalin, aufputschen, was aber entweder von zweifelhafter Wirkung oder aus gesundheitlicher Sicht nicht sehr sinnvoll ist.

Zumindest beim vermehrten Vertippen hat eines geholfen: Eine neue Tastatur! Warum? Wenn ich unkonzentriert bin, bin ich oft nicht sicher, ob ich eine Taste wirklich richtig gedrückt oder sogar zusätzlich die benachbarte Taste mit erwischt habe. Nun habe ich eine Tastatur mit haptischem und akustischem Feedback, und damit tippe ich schneller und sicherer, auch wenn ich gestresst oder müde bin.

„Haptisches und akustisches Feedback“ klingt ja hochtechnisch und kompliziert! Ist es aber nicht. Eigentlich heißt das nur, dass man beim Betätigen der einzelnen Tasten einen spürbaren Widerstand überwinden muss und dass es dabei ein Klickgeräusch gibt. Letzteres kann auch ein Nachteil sein – aber eins nach dem anderen! Wenn man beim Tippen/Buchen weder auf die Tastatur, noch auf den Monitor schaut, ist so ein Feedback verdammt praktisch.

Wann kann mir eine neue Tastatur helfen?

Es gibt nur wenige Gründe, sich eine neue Tastatur zu kaufen, wenn die alte nicht gerade kaputt ist. Die Tastaturen, die ich meine, sind sinnvoll, wenn ihr zum Beispiel…

• ab und zu nicht sicher seid, ob ihr eine Taste wirklich gedrückt habt
• ab und zu benachbarte Tasten mit erwischt
• gesundheitliche Probleme wie Sehnenscheidenentzündung oder Karpaltunnelsyndrom habt
• das Gefühl habt, eure aktuelle Tastatur bremst euch aus
• euch einfach mal wieder was cooles kaufen wollt, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben

Was ist denn an den tollen, anderen Tastaturen so anders?

(minimaler Technikausflug, bei Nichtinteresse bitte überspringen)

Ganz grob vereinfacht: Die heutzutage üblichen, günstigen Tastaturen haben im Regelfall unter den Tasten jeweils ein kleines Gummidiaphragma (yeah…), das man mit der Taste auf die Kontakte einer Leiterbahn drückt. Das kann sich gar nicht gut anfühlen – und erst recht nicht gut klingen.

Damals, in der guten alten Zeit, gab es Knickfeder-Tastaturen. Fast genau so lange gibt es schon mechanische Tastaturen, bei denen unter jeder Taste ein einzelner Taster sitzt. Beides ist in der Produktion viel teurer als die Gummikuppelvariante, aber auch wesentlich hochwertiger.

Aber was für eine Tastatur hilft nun?

Grundsätzlich wird sich vermutlich jeder auf egal welcher mechanischen Tastatur wohler fühlen als auf den herkömmlichen, egal ob Vieltipper, Zocker, Zwei-Finger-Suchsystem-Tipper, etc… Welche für dich die richtige ist? Gehen wir’s mal durch. Da gibt es Tastaturen mit…

1. MX Blue Switches: Das sind genau die Tastaturen, die klicken und bei denen man einen Widerstand spürt, sobald die Taste auslöst (Umschaltpunkt) – was sie übrigens nach zwei von vier Millimetern macht. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ohne auf Tastatur oder Monitor zu gucken, weiß man immer ganz genau, ob man die Taste wirklich gedrückt hat. Auch für die Gesundheit ist das gut: Normale Tasten drückt man bis zum Anschlag (Aufprall!) durch, was für die Finger nicht gerade der Hit ist. Mit etwas Übung drückt man die Blue Switches nur halb durch, es findet kein Aufprall statt und die Gelenke und Sehnen werden entlastet. Blue Switches fühlen und hören sich herrlich nostalgisch an – in etwa so wie die Tastaturen alter elektrischer Schreibmaschinen. Sie wirken sehr hochwertig.
Nachteil: Die Lautstärke. Wenn man sich das Büro mit lärmempfindlichen Kollegen teilt, könnte man sich mit dieser Tastatur Feinde machen. Aber vielleicht will man das ja auch… 😉

2. MX Brown Switches: Wie die Blue Switches, aber ohne das Klicken nach 2mm. So leise wie Gummikuppeltastaturen sind sie nicht, aber eben leiser als die Blue Switches. (Unterart: MX Clear Switches mit mehr Widerstand und daurch den Gummikuppeltastaturen ähnlicher, auch wenn’s paradox klingt)

3. MX Black Switches: Diese Taster haben weder ein Klicken noch einen spürbaren Umschaltpunkt. Stattdessen haben sie einen gleichmäßigen und sehr hohen Widerstand. Sie fühlen sich ein wenig wie die günstigen Tastaturen an, durch den höheren Widerstand tippt man jedoch sicherer. Wenn du oft benachbarte Tasten erwischt, solltest du diese Tastatur in Betracht ziehen. Auch für Spieler ist diese Tastatur perfekt geeignet. (Unterart: MX Red Switches mit weniger Widerstand, da kann man gleich eine normale Tastatur nehmen)

4. Knickfedern (Buckling Springs): Versetzt hier der Glaube Berge? Diese Tastaturen bieten irgendwie ein Feedback und machen auch Krach, aber so gut zu definieren wie bei den mechanischen Tasten ist das nicht. Nur Unicomp stellt diese Art von Tasten her. Die Tastaturen sind günstiger als die meisten mechanischen und bieten unabstreitbar Vorteile: Sie halten im Idealfall mehrere Jahrzehnte – auch heute sind noch über 25 Jahre alte IBM Model M Tastaturen im Einsatz und erzielen sehr hohe Preise auf dem Gebrauchtmarkt. Die meisten dieser Tastaturen haben abnehmbare Tastenkappen und lassen sich somit sehr einfach reinigen.
Aber viel wichtiger: Man tippt gut damit! Ob das an den Federn liegt – keine Ahnung. Die Tasten sind nämlich auch ungewöhnlich, da sie sich nach oben stärker verjüngen – somit ist es schwieriger, benachbarte Tasten versehentlich mit zu betätigen. Wenn man glaubt, die bisherige Tastatur bremse einen aus, sollte diese Tastatur die Lösung sein.
Leider, leider klingen die Tasten meiner Meinung nach billig und schlecht. Vor allem, wenn man die Feder mitschwingen hört – das klingt wie nicht gewollt und nicht wie ein Qualitätsmerkmal. Trotzdem ist das momentan meine Standardtastatur.

5. Gummikuppeln: Wenn die vorherigen Tastaturen einfach zu teuer sind, dann muss man wohl zu einer modernen Tastatur greifen. Ich hatte gerade Probleme mit einer von drei „identischen“ Tastatur von Logitech. Alle drei fühlen sich unterschiedlich an und nur mit einer kam ich irgendwie klar (gerade durch MX Blue Switches ersetzt). Es mag sicher gute Gummikuppeltastaturen geben, aber die Serienstreuung scheint mir hier extrem hoch. Natürlich wird es besser, je teurer die Modelle sind – Logitech G510 zum Beispiel sollten alle okay sein. Aber für das Geld… Probleme habe ich in letzter Zeit auch mit Microsoft – zu laut, zu schwabbelig, zu wenig Widerstand.
Tatsächlich empfehlen kann ich nur eine Marke, die erschwinglich ist und seit Jahrzehnten eine gleichbleibende Qualität bietet: Cherry. Nicht umsonst ist die G83 die meistverkaufte Office-Tastatur.

Kinesis Advantage Pro

6. Und es gibt die Kinesis Advantage Pro: (auch mit MX Switches) Wenn man partout nicht weiß, wohin man mit dem ganzen Geld soll 😉

 

Die MX Switches sind übrigens von der Auerbacher Firma Cherry. Es gibt auch andere Hersteller ähnlicher Taster, die sind jedoch weniger verbreitet und in Deutschland nur sehr schwer zu bekommen.

Und welcher Hersteller ist nun der richtige für mich?

Viele mechanische Tastaturen sind für Spieler gemacht und sind für das Büro nur bedingt geeignet. Im Regelfall haben sie Zusatzfunktionen, die wir Buchhalter nicht benötigen und die wir nur teuer mitbezahlen würden. Manche Spielertastaturen verzichten auch auf den Nummernblock. Besonders empfehlenswert für die Arbeit sind Cherry, Unicomp und Filco.

Den günstigen Einstieg bietet der Hersteller der Switches selbst, Cherry. Dort gibt es das Modell G80-3000 mit Blue (LSCDE), Brown (LQCDE) oder Black (LPCDE) Switches. In manchen Bewertungen wird diese ab und zu als nicht stabil genug oder das Gehäuse als zu billig für die Switches dargestellt. Dazu muss ich folgendes sagen:

1. Die G80 ist stabiler als die meisten Tastaturen bis zu dieser Preisklasse und für unseren Job definitiv robust genug. Sie wiegt nicht knapp zwei Kilo wie eine Unicomp und hat auch keine massive Stahlplatte drin, aber mal ehrlich – brauchen wir das?
2. Zum Vergleich halten oft andere Tastaturen mit MX Switches her. Diese kosten im günstigsten Fall schon die Hälfte mehr als die G80 – eher aber das zwei- bis vierfache!
3. Es sind sicherlich produktionsbedingt, wie soll man das nennen… Ungleichmäßigkeiten am Gehäuse zu erkennen, wenn man genau hinschaut. Bei modernen Tastaturen würde man das nicht erwarten, aber vermutlich benutzt Cherry noch Gussformen aus den 80ern, wer weiß… Die Qualität scheint nicht darunter zu leiden, aber die Optik vielleicht. Ich schreibe „vielleicht“, weil ich das ganze irgendwie cool finde, die Tastatur bekommt dadurch mehr Charakter.

Wenn man eine neue Tastatur mit Buckling Springs will, hat man eh keine Wahl, die werden nur noch von Unicomp hergestellt. Den deutschen Vertrieb hat Fuchs. Besonders zu empfehlen ist das Modell Ultra Classic. Qualitativ ist kein Unterschied zur normalen Classic zu erkennen, die letztere ist zwar erprobter, aber wirklich riesengroß und braucht unnötig viel Platz ohne weitere Vorteile zu bieten.

Wer ein wirklich robustes Gehäuse mit hervorragender Verarbeitung will, liegt bei Filco – dem vermutlich bekanntesten Anbieter ausschließlich mechanischer Tastaturen – sicher richtig. Allerdings muss man für eine Majestouch etwas tiefer in die Tasche greifen.

In der oberen Preislage gibt es noch einige andere Anbieter, die in Deutschland mehr oder weniger verbreitet sind und sich qualitativ kaum unterscheiden. Zu diesen Herstellen gehören zum Beispiel Matias, Das, Topre, Zenith,  Leopold und so weiter. Bisher habe ich noch über keines dieser Keyboards Schlechtes gehört, die Hersteller verfolgen jedoch oft leicht unterschiedliche Konzepte und man muss einfach raussuchen, was am ehesten zu einem passt. Zusatzfeatures sind zum Beispiel Multimediatasten oder Macro Keys, besonders niedrige Lautstärke, kompaktes Gehäuse, USB-Hub, beleuchtete Tasten, Ventilator gegen schwitzende Finger und so weiter.

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Des Buchhalters nützliche Helfer 1: Kugelschreiber, Stempel

Herzlich willkommen zum ersten Teil von „Des Buchhalters nützliche Helfer“. In dieser Serie werden Dinge vorgestellt, die das Buchen leichter, schneller oder komfortabler machen. Dies können zum Beispiel Büroartikel, Programme, Seminare, Bücher, Formeln oder Hardware sein. Heute geht’s mit etwas Kleinem los: der richtigen Kugelschreibermine. Und gleich danach gibt es etwas, dass den Kugelschreiber weitgehend überflüssig machen könnte.

Kontieren auf Thermopapier – nur mit der richtigen Mine!

Kontieren auf dem Beleg – muss das sein? Da scheint jeder eine andere Meinung zu haben, aber immer weniger tun es wohl, wie ich beim letzten bbh-Seminar feststellen durfte – und das, obwohl die Seminarleiterin Anita Dormeier darauf hinweist, dass es doch Pflicht sei!
Aber wie läuft das bei Thermopapier? Laut §14b UStG müssen Belege 10 Jahre aufbewahrt werden. Die meisten Thermobelege werden das nicht schaffen, manche kann man ja schon nach ein paar Wochen nicht mehr lesen. Aber nicht jeder Mandant kopiert die Belege und so kontiert man doch mal direkt auf diesem unliebsamen Papier. Ich mache das sogar recht häufig, was auch der Grund dafür ist, dass ich mit Kugelschreiber schreibe.

Lässt sich immerhin noch lesen: Tintenschreiber auf Thermopapier. Aber besser geht’s allemal.

Gel-Roller, Faserschreiber, Füller, Tintenroller – alles schreibt besser als ein Kugelschreiber. Aber bei Thermopapier versagen sie alle. Entweder schmieren sie oder im schlimmsten Fall schreiben sie erst gar nicht. Die Lösung: der gute alte Kugelschreiber. Aber auch dort gibt es einiges zu beachten: Parker zum Beispiel stellt für die Kugelschreiber zwar grüne Minen her, die sind aber leider auf Gel-Basis und funktionieren auf Thermopapier nicht. Zum Glück gibt es Fremdhersteller, aber auch dort wird die Luft dünn, wenn es grün sein muss. Schneider ist sicher der bekannteste Alternativ-Hersteller, allerdings schreiben deren Minen erst nach 1-2 Zentimetern ordentlich! Das bedeutet: Statt nur „8400“ zu schreiben, schreiben Sie zuerst „8400“ und ziehen dann die „84“ noch einmal nach, damit man sie lesen kann. So macht das keinen Spaß.

Weniger bekannt als Schneider ist der ebenfalls deutsche Hersteller Schmidt, deren Minen – für Parker/G2 zum Beispiel die P900 M – ab dem ersten Millimeter volle Leistung bringen. Die Minen gibt es bei Amazon und einigen anderen Webshops. Ähnlich gut sind die Minen von Monteverde aus den USA.

Sehr gut schreiben auch die Foray Kugelschreiber, die es bei Viking gibt. Die schreiben dicker als die zuvor genannten Minen, schmieren aber dennoch fast nicht. Nur leider wirken diese Kugelschreiber sehr billig, was sie ja auch sind,  und liegen nicht so gut in der Hand. Aber wen das nicht stört, kann sich über das gute Schriftbild und das flüssige Gleiten übers Papier freuen. Ein Dutzend dieser Kullis kosten zwischen 2,80€ und 3,60€.

Kontieren? Schreiben? Von Hand? Nö, keine Lust!

Macht nichts, es geht auch anders. Wie lange brauchen Sie, um „10000/8400“ leserlich zu schreiben? Bei mir sind es knapp 6 Sekunden. Wenn Sie nun tatsächlich auf dem Beleg kontieren und Mandanten wie ich habe, die monatlich 100 bis 200 Rechnungen mit der exakt gleichen Kontierung ausstellen, können Sie jedes Mal dafür eine Viertelstunde nur fürs Kontieren aufbringen oder sich eine Alternative suchen.
Das Gleiche gilt zum Beispiel auch für Kassen. Wenn 90% der Buchungen mit 8400, 8300, 1360 bzw. 4400, 4300, 1460 kontiert werden müssen, kann man sich schon fragen, warum man sich diese stupide Arbeit antut.

Die Alternative kommt von Trodat, Colop oder Reiner: Stempel! Vier Stempel reichen bei mir für fast alles, obwohl wir viele unterschiedliche Kontenrahmen benutzen.

Die passenden Stempel nennen sich Bänderstempel oder Ziffernstempel. Damit stempelt man vier bis zwölf Ziffern und Sonderzeichen aufs Papier. Ideal ist eine Schrifthöhe von drei bis vier Millimetern. Für die komplette Kontierung wie im ersten Beispiel „10000/8400“ bietet sich ein Stempel mit 12 Bändern an. Damit wäre auch ein Steuerschlüssel möglich wie in „304250/10000“, lediglich bei der Generalumkehr „2304400/70000“ müsste man die „2“ von Hand hinzufügen – aber wie oft braucht man das schon? Ein solcher Stempel sollte vermutlich reichen, zwei oder mehr wären vermutlich schon Luxus.

Für den zweiten Fall bieten sich Stempel mit sechs Bändern an – man nutzt entweder vier Stellen für das Sachkonto, fünf für das Personenkonto oder sechs für ein Sachkonto mit Steuerschlüssel. Allerdings steckt hier der Teufel im Detail, denn:

Es gibt unterschiedliche Hersteller für solche Stempel, die bekanntesten habe ich oben genannt. Und jeder hat unterschiedliche Ausführungen: selbstfärbend mit eingebautem Stempelkissen, Metall offen mit Führung, Plastik geschlossen und so weiter.

Zu den Herstellern:
Trodat ist vermutlich am verbreitetsten und relativ günstig, egal, wo man kauft. Die Marke ist nicht schlecht, hat aber einen gravierenden Nachteil: Das erste Band hat kein Leerzeichen!  Um den Stempel nutzen zu können, musste ich das Dollarzeichen vom ersten Band wegschneiden, das war gar nicht so einfach. Aber nur so habe ich Möglichkeit, zum Beispiel aus „904530“ schnell „4530“ zu machen.
Die üblichen „Gebucht [Datum] ………“ Stempel von Trodat hingegen kann ich uneingeschränkt empfehlen.

Ein Ziffernstempel mit 6 Bändern und 4mm Schrifthöhe

Colop hat in jedem Band ein Leerzeichen und ist deshalb meine Empfehlung. Allerdings sollte man auf den Preis achten – Sechs-Band-Stempel habe ich schon für unter sechs Euro gesehen, aber auch schon für über zwanzig Euro!

Stempel von Reiner habe ich leider nicht. Anscheinend sind diese so gut wie unzerstörbar, haben die ideale Schrifthöhe von 3,5mm und lassen sich sehr gut ausrichten. Allerdings kostet ein Sechs-Band-Stempel netto fast 100€!

Mit drei Bänderstempeln sollte man für die meisten Fälle gewappnet sein.

Theoretisch ist mit diesen insgesamt vier Stempeln eine Zeitersparnis von mehreren Stunden pro Monat möglich!